2015年2月20日 星期五

到底什麼才是專業


剛從學校踏入社會時,總是被人嫌沒有經驗;好不容易歷練了幾年,算是有經驗了,卻又被嫌不夠專業;那麼專業到底是什麼,課本裡有教嗎?工作場所裡學得到嗎?還是要找到什麼修練秘笈才學得會呢?

假如要把各種行業定位,那麼以金流當作X軸、物流當作Y軸、案管當作Z軸,應該就能找出該行業的適當位置。它們通常不會正好在X軸、Y軸或Z軸上,而是在三軸之間。譬如說:金融業比較注重金流與案管,流通業比較注重物流與案管,而公部門三者都有些講究。透過此種定位方式就能大致了解或推想該行業的業務重心了。此外,透過標竿學習亦可找尋類似行業之成功典範,再由學習對象與該行業的定位差異比較,可以提出專業的發展建議。

假如要了解各種行業的作業模式,那麼要從作業流程與表單流程著手:作業流程描述作業進行的方法,描述重點在於作業項目(必須有動作),而流程代表各作業項目的先後關聯,譬如洗澡要先找出替換衣物->然後放水->然後脫掉衣服->然後洗澡->然後穿上乾淨衣物->然後善後;表單流程描述工作成果的累積,描述重點在於表單(沒有動作),而流程代表各表單之間需進行的作業項目,譬如一個交易行為需經過訂單->工單->成品單->檢驗單->送貨單->簽收單->取款單->收據等表單流程。表單間的流程則是作業項目,例如訂單與工單間的作業項目是派工。重要的作業項目需要訂定標準的作業流程與表單流程,如果能夠找出仍欠缺的標準並協助訂定的話,就是專業的作業行為。

一般的管理工作大都與業務進行的方向一致,也就是業務進行的正常行為管理;可是事故大都發生於不易觀察到的陰暗面,也就是不正常行為管理;正常行為管理通常容易進行,所以已經發展健全了而沒有建言的空間,不正常行為管理因為容易疏忽而出現了漏洞,專業的管理就是正常行為與不正常行為都要控管。

人老了會有暮氣,公司營運久了也會生出暮氣,變成朝九晚五的大鍋飯般的固定生活型態。此時最需要的便是如何能提升士氣,改變習性。那麼專業的做法便是運用建立團隊的技巧,重新建立組織與工作目標,使大家樂於工作。在工作團隊裡講求的是以領導取代管理的僵化、以授權突破監督的創意疲乏,工作目標是由大夥共同建立的,為了大夥的理想共同打拼當然要帶勁囉。

現代企業求新求變已是必然的趨勢,只是求新求變將面對不確定的工作內容與不能預期的演變,此時專案管理便應運而生。專案管理需面對兩大挑戰:首先是由四處徵集來的成員如何組織,上述的建立團隊便是良方;其次是不能預期的演變如何適應,解決的方法是周密的計畫與修正。所謂周密的計畫是指所有能預先安排的事項皆有其計畫以定行止,所謂修正是指所有與原計畫有出入處皆需重新調整於更新的計畫內。唯有如此如履薄冰才能處處掌控、事事掌控、時時掌控。

其實,專業只是運用專注力處理業務、把客戶的事當作自己的事般努力、弄明白他們真正的需要、想清楚所有的步驟以防製造出意外、就算出了意外也預想了替代的方案,然後用自己的信心建立起他們的信心,如此而已。

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