白板

一群人想討論事情時最好是使用白板，譬如說要出去旅遊，大家把想去的地點推薦出來，每個景點個別介紹或共同討論，最後再來表決決定。在這個過程中白板是不可或缺的，它讓我們看到共同的資訊，交換意見(塗塗改改)進而形成共識。換個角度想，假如沒有白板，要怎麼進行這個過程呢？每個人皆拉大嗓門抒發己見，但是其實聽不進別人在說些甚麼！

白板有甚麼特色呢？一開始它就是空的，代表沒有主見，十足的客觀。接下來，你怎麼寫它就呈現甚麼，十足的忠誠。再來，塗塗改改完全接受，十足的虛懷若谷。最後當你把它擦乾淨就還原成空白，可以再度使用。

白板有甚麼不方便呢？首先需要把資訊一字一字地寫上去，擦乾淨得費些功夫，有結論了還須把它抄下來才能保存。此外，板面大小也有限制，想多寫一些就須先擦掉一些；現在市面上已有電子白板可以克服這些不方便，或者用一套電腦來模擬白板，資料型態甚至可以多媒體化。

為什麼特別要提到白板呢？其實跟專案管理有關，對專案管理有涉獵的人會發現下列關於白板的用途：

溝通：

專案管理首重溝通管理，前面已提到白板對溝通的幫助，各位可以回想一下你所看到、使用過的會議室，有那間是沒有白板的！再回想一下，有那間教室是沒有白板的！道理很簡單明瞭，白板就是會議室、教室的最主要設備，沒有它就不像樣了。那甚麼時候會使用會議室、教室的白板呢？答案也很明白，人越多就越難說的清楚，不管你是多向的討論或單向的傳授，白板永遠是最好用的工具。

計畫：

專案管理需要做很多計畫，做計畫就是從無到有、大到小，詳細的把過程推演過一遍。這過程與白板的特色是巧妙吻合的：從無到有、自在發揮、一再修訂、重復使用。試想你要擬個計畫，沒有白板，就像打個草稿連張白紙都找不到，會不會覺得腦筋打結了呢？

跟催：

有時候你會發現某些場合掛著白板，但是不在會議室或教室，而那些白板多半劃好表格，不像是用來做討論的，那你已發現白板的跟催用途了。基本上白板的用途還是在溝通，這類白板要溝通的訊息是你已經被釘上了，你必須對表格裡的某一行事情負責，它的到期日(Due_Date)宣告你還有多少日子可以逍遙自在，必要時你還必須在那一行寫下最新情況，好讓你的老闆放心。

以上講的都是實體的白板，而那麼好用的東西自然可以衍生出虛擬的，像是網路會議、MSN等。此外，我覺得承襲白板的特性對個人的經營也很有用處，譬如能傾聽並接受別人的意見；譬如不管前一個案子有多亂、多糟，(心情整理好)把它擦乾淨了，就是一個嶄新的開始。